1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.
เนื่องด้วยการขยายกิจการและการแข่งขันกับคู่แข่งที่รุนแรงมากขึ้น ทำให้กิจการมีข้อมูล เอกสารที่ต้องจัดการมากและซับซ้อนขึ้น ดังนั้นระบบเดิมซึ่งไม่ได้บูรณาการระบบต่างๆ ของกิจการเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้การจัดการองค์กรเป็นไปได้ยากและประสบกับปัญหาต่างๆ เช่น
o ปัญหาเกี่ยวกับ Account Payable Department ด้วยเอกสารที่มากขึ้น ซับซ้อนขึ้น แต่ระบบการจับคู่เอาสารต่างๆ ยังเป็นระบบ Manual ทำให้เกิดความล่าช้า และผิดพลาดมากขึ้น
o ปัญหาเกี่ยวกับระบบ Taxes เนื่องจากกิจการมีการขยายสาขาไปยังรัฐอื่นๆมากขึ้น ซึ่งแต่ละรัฐนั้นก็มีระบบการจัดเก็บภาษีที่แตกต่างกัน ดังนั้นการจัดการแบบเดิมที่ไม่มีการบูรณาการจัดการข้อมูล อาจทำให้เกิดความย่งยาก ผิดพลาดและไม่ทั่วถึงขึ้นได้
o ปัญหาเกี่ยวกับการทำงานของแผนก IT ที่มากเกินไป เนื่องด้วยการจัดการฐานข้อมูลที่ยังไม่บูรณาการมากนัก ทำให้แผนกอื่นๆเรียกร้องขอรายงานจากแผนก IT เป็นจำนวนมาก และอาจส่งผลให้การทำงานด้านอื่นๆของแผนก IT มีประสิทธิภาพที่ลดลง อีกทั้งยังทำให้มีค่าใช้จ่ายสำหรับการทำรายงานที่มากด้วย
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
แม้ว่าการนำระบบใหม่มาใช้จะต้องใช้เงินเป็นจำนวนมาก แต่เมื่อพิจารณาถึงความสามารถในการแก้ปัญหาต่างๆดังที่กล่าวไปในข้อ 1 แล้ว ระบบใหม่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลของกิจการ ให้มีความสะดวก รวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น พนักงานในกิจการทุกคนสามารถใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน มีการบูรณาการข้อมูลต่างๆของกิจการ ทำให้พนักงานทำงานได้อย่างง่ายขึ้น ป้องกันความผิดพลาดอันเกิดความมนุษย์ ช่วยลดต้นทุนจากการรายงานข้อมูลแยกแต่ละแผนก และยังช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารให้มีความสะดวกและถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้น ซึ่งเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อกิจการอย่างมากในการดำเนินธุรกิจให้เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ มีศักยภาพในการแข่งขันกับคู่แข่ง และยื่งไปกว่านั้นยังเป็นการสนับสนุนให้กิจการสามารถพัฒนาและขยายกิจการได้ในอนาคต ดังนั้นดิฉันคิดว่า การติดตั้งระบบใหม่น่าจะเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นอย่างมากต่อกิจการ
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
เป็น software ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการและประมวลผลข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยจะจัดการและเชื่อมโยงข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกกิจการให้เหลือไว้แต่ข้อมูลที่มีความจำเป็น และนำเสนอด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย เพื่อให้พนักงานหรือผู้บริหารนั้นสามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างสะดวก สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจต่างเกี่ยวกับกิจการได้ดีขึ้น
เนื่องด้วย Dollar General เป็นกิจการประเภท Store ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อ การขายเป็นจำนวนมากตามปกติของธุรกิจอยู่แล้ว ประกอบกับกิจการกำลังขยายตัว และมีสาขาเป็นจำนวนมาก ดังนั้น การจัดการข้อมูลและเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดทั้งจากภายในและภายนอกได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว เป็นสิ่งที่จำเป็นมากในการดำเนินธุรกิจให้ก้าวหน้าต่อไป ดังนั้นจึงเป็นการสมควรที่ลงทุนนำระบบดังกล่าวมาใช้ในกิจการ
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
เป็น software ที่จะช่วยผู้บริหารในการวางแผนกลยุทธ์ของกิจการ
- ด้าน Opportunity Management ช่วยในการประมาณการณ์รายได้ และยอดขาย
- ด้าน Project Management ช่วยในการวิเคราะห์กลยุทธ์เกี่ยวกับการลงทุน และโครงการต่างๆของกิจการ
- ด้าน Resource Management ช่วยในการวิเคราะห์กลยุทธ์ด้านทรัพยากรที่จำเป็นต่อองค์กร
ถึงแม้ว่า Software ดังกล่าวจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อกิจการ แต่ดิฉันมีความเห็นว่า น่าจะยังไม่จำเป็นสำหรับกิจการมากนัก เนื่องจาก ด้วยการจัดการและประมวลผลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ เชื่อมโยงข้อมูลทั้งจากภายในภายนอกให้เหลือไว้แต่ข้อมูลที่มีความจำเป็น และนำเสนอด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย ( Smart Notification Software) ประกอบกับสมองมนุษย์ในการวางแผนน่าจะเพียงพอแล้ว
